Денежными средствами называются остатки на банковских счетах организации (безналичные денежные средства), а также денежные средства и приравненные к ним знаки, хранимые ее администрацией самостоятельно в кассе (наличные денежные средства). Денежные средства представляют собой активы, коэффициент ликвидности которых принимается за единицу. Другими словами, если ликвидность любого актива определяется его способностью быть обмененным на деньги, то сами деньги абсолютно ликвидны.

В соответствии с нормативными актами все организации независимо от организационно–правовой формы хранят свои свободные денежные средства в учреждениях банка на соответствующих счетах на договорных условиях. Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций (20).

Использование наличных денег в организации в основном связано с осуществлением расчетов со своими работниками и прочими физическими лицами:

• плата физическими лицами за товары и услуги, предоставляемые предприятием;

• оплата труда работников, выплата других денежных доходов;

• внесение предприятием поступивших в кассу денежных средств на расчетный счет;

• выдача подотчетных сумм своим работникам и пр. Наличный оборот денежных средств между предприятиями незначителен, так как основная часть расчетов совершается безналичным путем.

Безналичный оборот составляет значительную часть денежных потоков на предприятии и предполагает разрыв во времени между движением товаров и движением денежных средств. Движение безналичных денежных средств фиксируется записями по счетам плательщиков и получателей денежных средств в кредитных учреждениях, а также осуществляется путем зачета взаимных требований и передачи оборотных документов (векселей, варрантов и т.п.).

Расчеты безналичными денежными средствами проходят через банковские счета согласно следующим принципам, соблюдение которых позволяет обеспечить своевременность расчетов, их надежность и эффективность:

1) безналичные расчеты проводится по счетам, которые предприятие открывает в банке для хранения и перевода средств;

2) расчеты через банк должны сочетаться с экономической самостоятельностью предприятия и его материальной ответственностью за свои действия;

3) средства по счетам предприятия перечисляются по поручению плательщика или с его согласия (акцепт). Это дает возможность предприятию–покупателю контролировать выполнение поставщиком основных условий договора, нарушение которых может вызвать полный или частичный отказ от оплаты (акцепта);

4) срочность платежа, т.е. осуществление расчетов, строго в соответствии со сроками, предусмотренными в хозяйственных, кредитных, страховых договорах;

5) установление очередности списания со счета клиента денежных средств в случае их недостатка для осуществления всех платежей.

Основные задачи учета денежных средств:

• своевременное и полное отражение в учете операций с денежными средствами при строгом соблюдении требований действующего законодательства;

• правильное документальное оформление операций с денежными средствами согласно установленным правилам ведения кассовых операций;

• контроль за сохранностью денежных средств, документов в кассе и их целевым использованием.

К кассовым операциям относятся (17):

• прием наличной выручки от продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг);

• возврат авансов, выданных работникам;

• взнос денег в кассу с целью возмещения ущерба;

• оплата коммунальных услуг, предоставляемых предприятием;

• благотворительные пожертвования;

• выдача наличных денег на заработную плату;

• выдача наличных денег под отчет на командировочные и хозяйственные расходы;

• расчеты с другими организациями за товары, работы и услуги.

Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию, запрещается.

Как и руководители других организаций, руководители сельскохозяйственных предприятий обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу на время совершения операции заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Кассы предприятий могут быть застрахованы в соответствии с действующим законодательством.

На предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу (решению, постановлению) руководителя предприятия. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии, в которую входят лица, назначенные руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

В малых сельскохозяйственных организациях, не имеющих в штате кассира, его обязанности может исполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с таким работником договора о материальной ответственности (26).

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров:

• приходный кассовый ордер (форма № КО–1);

• расходный кассовый ордер (форма КО–2);

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО–3);

• кассовая книга (форма № КО–4);

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО–5).

Сельскохозяйственные предприятия ведут расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Каждое предприятие вправе открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Для открытия расчетного счета предприятие должно представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы:

• заявление на открытие счета установленного образца;

• нотариально заверенные копии устава предприятия, учредительного договора и регистрационного свидетельства;

• справку налогового органа о регистрации предприятия в качестве налогоплательщика;

• карточку с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного бухгалтера (при отсутствии на предприятии должности главного бухгалтера на карточке ставится подпись только руководителя предприятия) с оттиском печати предприятия по установленной форме, заверенную нотариально.

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк осуществляет на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению органов государственного арбитража, суда или финансовых органов.

Для проведений операций по расчетному счету используются следующие формы (урегулированные законодательством способы исполнения через банк денежных обязательств) безналичных расчетов:

• платежные поручения;

• платежные требования–поручения;

• по инкассо.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет этого счета записывают поступление денежных средств в кассу, в кредит – выбытие денежных средств из кассы. Счета, корреспондирующие со счетом 50, бухгалтер указывает в первичных кассовых документах до совершения самой кассовой операции, а затем их переносят из документов в кассовую книгу.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

1 «Касса организации»;

2 «Операционная касса»;

3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50–1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация совершает кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50–2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Этот субсчет открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50–3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы отражаются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по видам.

В том случае, когда денежные документы приобретает кассир (весьма распространенная практика), в учете делают проводку (11):

Дт 50–3 «Денежные документы» Кт 50 «Касса» – на сумму денежных документов, приобретенных за наличный расчет.

При выбытии денежных документов кредитуется счет 50 и дебетуется счет учета источников возмещения затрат, например:

Дт 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» Кт 50 «Касса» – на сумму стоимости путевок в оздоровительные учреждения, оплачиваемых за счет чистой прибыли организации;

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 50 «Касса» – на сумму стоимости почтовых марок, использованных для пересылки корреспонденции.

Если почтовые марки выдаются должностным лицам (например, секретарю или офис–менеджеру) для постепенного использования, то в учете такая выдача оформляется как выдача подотчетных сумм:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса».

На общехозяйственные расходы стоимость марок списывается по мере использования:

Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71«Расчеты с подотчетными лицами».

Кассовые операции записывают по кредиту счета 50 и отражают в журнале–ордере № 1. Обороты по дебету этого счета проставляют в разных журналах–ордерах, и, кроме того, эти обороты контролируются ведомостью № 1. Основанием для заполнения журнала–ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале–ордере и ведомости должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов.

Аналитический учет кассовых операций ведется по каждой операционной кассе с открытием отдельной кассовой книги.

Денежные средства сельскохозяйственного предприятия, хранящиеся на расчетных и валютных счетах, учитывают соответственно на активных синтетических счетах 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета».

Счет 51 предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в валюте Российской Федерации на расчетных счетах организации, открытых в кредитных организациях.

Счет 52 служит для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в иностранных валютах на валютных счетах организации, открытых в кредитных организациях на территории Российской Федерации и за ее пределами.

По дебету счетов 51 и 52 показывают поступление денежных средств на расчетные и валютные счета организации. По кредиту счетов 51 и 52 отражают списание денежных средств с расчетных и валютных счетов организации. Суммы, ошибочно отнесенные в кредит или дебет расчетного и валютного счетов организации и обнаруженные при проверке выписок кредитной организации, учитывают на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям» (14).

Операции по расчетному и валютному счетам отражают в бухгалтерском учете на основании выписок кредитной организации и приложенных к ним денежно–расчетных документов.

Аналитический учет по счету 51 ведется по каждому расчетному счету.

К счету 52 «Валютные счета» могут быть открыты субсчета:

1 «Валютные счета внутри страны»;

2 «Валютные счета за рубежом».

Аналитический учет по счету 52 ведется по каждому счету, открытому для хранения денежных средств в иностранной валюте.

Счет 55 «Специальные счета в банках» предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, иных платежных документах (кроме векселей) на текущих, особых и иных специальных счетах, а также о движении средств целевого финансирования в той их части, которая подлежит обособленному хранению.

К счету 55 «Специальные счета в банках» могут быть открыты субсчета:

1 «Аккредитивы»;

2 «Чековые книжки»;

3 «Депозитные счета» и др.

На субсчете 55–1 «Аккредитивы» учитывается движение средств, находящихся в аккредитивах.

Зачисление денежных средств в аккредитивы отражается по дебету счета 55 и кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других аналогичных счетов.

Принятые на учет по счету 55 средства в аккредитивах списывают по мере их использования (согласно выпискам кредитной организации), как правило, в дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Неиспользованные средства в аккредитивах после восстановления кредитной организацией на тот счет, с которого они были перечислены, отражают по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52.

Аналитический учет по субсчету 55–1 ведется по каждому выставленному организацией аккредитиву.

На субсчете 55–2 «Чековые книжки» учитывают движение средств, находящихся в чековых книжках. Депонирование средств при выдаче чековых книжек отражают по дебету счета 55 и кредиту счетов 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» и других аналогичных счетов. Суммы по полученным в кредитной организации чековым книжкам списывают по мере оплаты выданных организацией чеков, т.е. в суммах погашения кредитной организацией предъявленных ей чеков (согласно выпискам кредитной организации), с кредита счета 55 в дебет счетов учета расчетов (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и др.). Суммы по чекам, выданным, но не оплаченным кредитной организацией (не предъявленным к оплате), остаются на счете 55; сальдо по субсчету 55–2 должно соответствовать сальдо по выписке кредитной организации. Суммы по возвращенным в кредитную организацию чекам (оставшимся неиспользованными) отражают по кредиту счета 55 в корреспонденции со счетом 51 или 52 (16).