Требования к документации установлены Федеральным правилом (стандартом) № 2 «Документирование аудита».

В соответствии с этим стандартом под термином «документация» понимаются рабочие документы и материалы, подготавливаемые аудитором и для аудитора либо получаемые и хранимые аудитором в связи с проведением аудита. Рабочие документы могут быть представлены в виде данных, зафиксированных на бумаге, фотопленке, в электронном виде или в другой форме.

Необходимость рабочего документирования вытекает из следующих предпосылок [14, с. 67-68]:

1) наличие рабочих документов с результатами проверки свидетельствует о том, что аудит действительно проводился. И наоборот, отсутствие рабочих документов может послужить одним из поводов для обвинения аудиторской организации в составлении аудиторского заключения без проведения проверки, что может повлечь за собой аннулирование лицензии у аудиторской организации и аттестата у лица, подписавшего такое заключение (ст. 11 Закона «Об аудиторской деятельности»);

2) наличие рабочих документов является одним из основных средств внутрифирменного контроля за качеством работы аудиторов;

3) наличие рабочих документов может послужить решающим аргументом в пользу аудитора в случае возникновения спора с проверяемым субъектом по поводу качества проверки;

4) хорошо подготовленная и оформленная рабочая документация позволяет оптимизировать процесс проверки (сократить трудозатраты), т. к. она ускоряет процесс обработки информации аудитором.

Рабочие документы обычно содержат:

- информацию, касающуюся организационно-правовой формы и организационной структуры аудируемого лица;

- выдержки или копии необходимых юридических документов, соглашений и протоколов;

- информацию, отражающую процесс планирования, включая программы аудита и любые изменения к ним;

- доказательства, подтверждающие оценку аудиторского риска;

- анализ финансово-хозяйственных операций и остатков по счетам бухгалтерского учета;

- анализ наиболее важных экономических показателей и тенденций их изменения;

- сведения о том, кто выполнял аудиторские процедуры, с указанием времени их выполнения;

- копии писем и телеграмм по вопросам аудита, доведенным до сведения руководителей аудируемого лица или обсуждавшимся с ними, включая условия договора о проведении аудита или выявленные существенные недостатки системы внутреннего контроля;

- письменные заявления, полученные от аудируемого лица;

- выводы, сделанные аудитором по наиболее важным вопросам аудита, включая ошибки, которые были выявлены аудитором в ходе выполнения процедур аудита, и сведения о действиях, предпринятых в связи с этим аудитором;

- письменную информацию руководству аудируемого лица о результатах проведенного аудита;

- копии финансовой (бухгалтерской) отчетности и аудиторского заключения.

Аудитору необходимо установить надлежащие условия для обеспечения конфиденциальности, сохранности рабочих документов, а также для их хранения в течение достаточного периода времени, исходя из особенностей деятельности аудитора, а также законодательных и профессиональных требований, но не менее 5 лет.