Положение о кадровой службе предприятия - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции службы, и регламентирующий порядок осуществления ее повседневной деятельности. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.

Разработка положения о кадровой службе производится в соответствии с решением руководителя предприятия. Такое решение принимается руководителем во исполнение решения вышестоящего органа управления (власти) в инициативном порядке в соответствии с документами планирования деятельности предприятия либо на основании рассмотренного письменного обращения должностного лица предприятия (например, служебной записки), в компетенции (ведении) которого находятся вопросы кадровой работы.

Решение о разработке положения оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении, см. выше) и доводится до сведения соответствующего исполнителя. Как правило, процедура разработки проекта положения включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение [2].

Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия либо путем издания распорядительного документа об утверждении (например, приказа). Утвержденное положение регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии, после чего с утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Содержание положения обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений о кадровой службе. Структура положения состоит из разделов: общие положения; функции; задачи; права; обязанности; ответственность; взаимоотношения (взаимодействие) с другими подразделениями (должностными лицами).

Оформление проекта положения производится на общем бланке предприятия либо бланке конкретного вида документа формата А4. Рекомендуемый состав реквизитов предусмотрен ГОСТ Р 6.30-2003 [1].

Текст положения излагается деловым стилем от третьего лица единственного или множественного числа ("руководствуются", "исполняет" и т. п.). Для изложения применяется преимущественно сплошной связный текст, включающий грамматически согласованную управленческую информацию, являющуюся наиболее значимой для надлежащей регламентации повседневной деятельности кадровой службы.

Рекомендуемая структура текста:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Обязанности.

5. Права.

6. Ответственность.

7. Взаимоотношения с другими подразделениями.

Рекомендуемый состав реквизитов положения о кадровой службе:

1. Эмблема предприятия.

2. Наименование предприятия.

3. Наименование вида документа.

4. Дата документа.

5. Регистрационный номер документа.

6. Место составления (издания) документа.

7. Гриф утверждения документа.

8. Заголовок к тексту.

9. Текст документа.

10. Отметка о наличии приложения.

11. Подпись.

12. Визы согласования документа.

13. Отметка о заверении копии документа.

14. Отметка об исполнителе.

15. Идентификатор электронной копии документа.

Заголовок к тексту положения формулируется в предложном падеже (т. е. отвечает на вопрос "О чем?"). Разделы положения должны иметь заголовки и нумероваться римскими цифрами, отделенными от заголовков точкой и пробелом.

Вторая и последующие страницы документа снабжаются нумерацией. Нумерация страниц производится в возрастающем порядке арабскими цифрами.

Номера страниц указываются посредине верхнего поля, точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся [4].

Организационная структура и численный состав кадровой службы

1. Организационная структура и квалификационно-численный состав кадровой службы определяются исходя из содержания и объема возлагаемых на нее задач расчетным методом. Для расчетов используются:

а) исходные данные об организационной структуре и штатной численности предприятия на планируемый период;

б) нормативы предельной численности кадровых служб;

в) нормативы (нормы) времени на выполнение работ по кадровому обеспечению деятельности предприятий (организаций, учреждений).

2. Подготовка исходных данных и производство расчетов организуются директором кадровой службы. Результаты расчетов представляются на рассмотрение генерального директора предприятия не позднее... (указать конкретно).

3. По результатам рассмотрения организационная структура и квалификационно-численный состав кадровой службы утверждаются приказом генерального директора предприятия. Изменения в организационной структуре и квалификационно-численном составе кадровой службы производятся приказом генерального директора по представлению директора службы.

4. Организационная структура кадровой службы включает следующие подразделения (самостоятельные участки работы):

административный отдел;

отдел рекрутинга;

отдел подготовки кадров;

отдел контроллинга;

отдел ротации.

5. Квалификационно-численный состав кадровой службы распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на службу, а между ее структурными подразделениями - исходя из задач соответствующих отделов (групп).

Положение о подразделении кадровой службы

Положение о подразделении кадровой службы - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего подразделения, и регламентирующий порядок осуществления его повседневной деятельности. Как и положение о кадровой службе, положение о структурном подразделении относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием (организацией, учреждением) локальных актов.

Разработка положения производится в соответствии с решением руководителя кадровой службы и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

После утверждения руководителем кадровой службы документ регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии. С утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, положения о кадровой службе, а также типовых (примерных) положений о подразделениях кадровой службы. Структура документа соответствует структуре положения о кадровой службе.

Инструкция по организации кадровой работы

Инструкция по организации кадровой работы - это документ, в котором излагается порядок осуществления кадровой работы, а также порядок применения положений нормативно-правовых актов при осуществлении этой работы структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (организации, учреждения). Инструкция представляет собой один из издаваемых предприятием локальных актов.

Разработка документа производится в соответствии с решением руководителя предприятия. Решение о разработке положения оформляется в виде приказа (распоряжения), поручения (указания) либо резолюции (на письменном обращении, см. выше) и доводится до сведения соответствующего исполнителя.

Как правило, процедура разработки проекта инструкции включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение. Документ вступает в действие после его утверждения руководителем (иным уполномоченным на это должностным лицом) предприятия либо путем издания распорядительного документа об утверждении.

Утвержденная инструкция регистрируется в соответствии с порядком, установленным на предприятии. С утвержденного оригинала изготавливается требуемое количество копий (для использования в повседневной работе).

Содержание инструкции обычно разрабатывается на основе учредительных документов предприятия, документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) инструкций по организации кадровой работы. Структура положения состоит из разделов, в которых последовательно описывается порядок осуществления кадровой работы [3].

Примерная структура инструкции по организации кадровой работы:

1. Общие положения.

2. Организация рекрутинга сотрудников.

3. Организация адаптации сотрудников.

4. Организация мотивации сотрудников.

5. Организация обучения (тренинга) сотрудников.

6. Организация контроллинга сотрудников.

7. Организация ротации сотрудников.

8. Организация документирования кадровой работы.

Оформление проекта инструкции производится на общем бланке предприятия либо бланке конкретного вида документа формата А4. Состав реквизитов документа - тот же, что и у положения о кадровой службе.

Инструкция излагается деловым стилем от третьего лица единственного или множественного числа ("осуществляются", "организует" и т. п.). Заголовок к тексту документа формулируется в дательном падеже (т. е. отвечает на вопрос "Чему?").

Разделы и подразделы инструкции должны иметь заголовки и нумеровать римскими цифрами. Заголовки разделов (подразделов) пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовков не ставится.

Пункты и подпункты в составе разделов (подразделов) положения нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, в пределах соответствующих разделов (подразделов, пунктов). Вторая и последующие страницы документа снабжаются нумерацией (в возрастающем порядке арабскими цифрами).

Номера страниц указываются посредине верхнего поля, точки после цифр, обозначающих номера страниц, не ставятся.

Положение об аттестации сотрудников

Положение об аттестации сотрудников - это документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам аттестации сотрудников и регламентирующий порядок ее организации. Положение относится к организационно-распорядительной документации и представляет собой один из издаваемых предприятием локальных актов.

Общий порядок разработки положения об аттестации сотрудников в основном соответствует рассмотренному выше. Разработка положения производится в соответствии с решением руководителя (председателя) аттестационной комиссии во взаимодействии с кадровой службой и включает подготовку предварительного варианта текста, его уточнение, согласование, оформление и представление на утверждение.

Содержание документа обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых (примерных) положений об аттестации.

В качестве приложений к положению обычно разрабатываются следующие документы (формы): регламент аттестационной комиссии, график аттестации, отзыв на аттестуемого сотрудника, аттестационный лист, акт, протокол, поручение, представление [4].