До формирования отчетных показателей бухгалтерской отчетности организации за отчетный год, составления отчетности, ее утверждения и представления по принадлежности, в каждой организации должны быть проведены мероприятия по завершению финансового отчетного года (процедура закрытия отчетного года), которые включают в себя:
- проведение обязательной итоговой инвентаризации;
- проверку на соответствие действующему законодательству положений учетной политики и подготовку необходимых изменений на следующий год;
- документальную проверку (по крайней мере - выборочную) правильности оформления хозяйственных операций (в том числе, первичными учетными документами) и отражения их в бухгалтерском учете;
- отражение заключительных бухгалтерских записей;
- закрытие счетов учета и проведение реформации баланса.
В рамках организации и проведения завершающих мероприятий определяется не только их перечень, но и конкретные сроки проведения, ответственные исполнители, а также порядок внутреннего контроля за их выполнением.
Проведение итоговой инвентаризации имущества и обязательств в конце отчетного года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности является обязательным в соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктом 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.
Порядок и сроки проведения такой инвентаризации определяются руководителем организации и закрепляются в его распорядительном документе (приказе) по организации или в учетной политике.
Инвентаризация проводится не только с целью выявления фактических остатков. Задачи инвентаризации намного шире, и среди них следующие:
а) выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;
б) проверка реальности стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетном и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резерва предстоящих расходов и платежей и других статей баланса.
в) выявления товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, и устаревших морально;
г) выявление сверхнормативных и не используемых материальных ценностей (так называемых "неликвидов") с целью последующей реализации;
д) проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств.
Проведение инвентаризации возлагается на постоянно действующую в организации инвентаризационную комиссию, персональный состав которой утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации в начале отчетного года.
Сроки проведения инвентаризации определяются также распоряжением руководителя организации.
При оформлении результатов инвентаризации применяются формы первичных учетных документов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"
Так, например, распоряжение о проведении итоговой инвентаризации оформляется на бланке "Приказа о проведении инвентаризации" (форма N ИНВ-22), в котором определяются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии.
Инвентаризация имущества организуется по их местонахождению и материально ответственным лицам. Проверка фактического наличия товарно-материальных ценностей производится при обязательном участии материально ответственных лиц путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.
До начала проверки фактического наличия имущества от материально ответственных лиц получают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход (такие расписки предусматриваются типовыми формами первичной учетной документации).
В акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, прочими дебиторами и кредиторами (типовая форма N ИНВ-17) отражаются сведения (данные) о расчетах с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. При этом следует учитывать, что выявленные по документам остатки сумм, числящиеся на соответствующих счетах, указываются в справке (приложение к форме N ИНВ-17).
С началом инвентаризации или еще до нее должны быть составлены акты сверки со всеми категориями поставщиков, покупателей, прочих дебиторов и кредиторов, а также по получателям сумм налогов и других обязательных отчислений, и направлены по принадлежности (по почте, нарочным и т.п.).
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета в соответствии с пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты:
ДБ счетов 01, 10, 41 КТ счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие доходы" –
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм - за счет виновных лиц.
Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты.
Исходя из вышеизложенного отражение недостачи имущества в пределах норм естественной убыли в бухгалтерском учете производится в следующем порядке:
ДТ счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" КТ счетов 10, 41 - отражена недостача товарно-материальных ценностей по стоимости, по которой они приняты к учету (по товарам - покупные цены);
ДТ счета 96 "Резервы предстоящих расходов" КТ счета 94 - списание недостач в пределах норм естественной убыли за счет создаваемого на предприятии торговли и общественного питания для этих целей резерва предстоящих расходов и платежей;
Списание убытков от недостач и порчи ценностей сверх норм естественной убыли (в случае отсутствия установленных норм - в полном размере недостачи) может быть произведено:
1) за счет виновных лиц - в следующих случаях:
- если лица признаны виновными решениями суда
- - если лица являются виновными в силу принятия на себя полной материальной ответственности;
В бухгалтерском учете погашение суммы недостач и порчи материальных ценностей виновными лицами оформляется следующими записями по счетам учета:
ДТ счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" КТ счета 94 - отнесение недостачи на виновных лиц;
ДТ счета 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" – КТ счета 98, субсчет "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей") - на счет виновных лиц отнесена разница между суммой, подлежащей к взысканию и стоимостью недостающих товаров (продуктов) по учетным ценам
ДТ счетов 50 "Касса", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" КТ счета 73, субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" - ущерб возмещен виновным лицом путем внесения наличных денег в кассу организации или посредством удержания сумм из заработной платы;
2) за счет финансового результата деятельности организации - в следующих случаях
- решениями следственных или судебных органов подтверждено отсутствие виновных лиц;
- имеется решение суда об отказе во взыскании с этих лиц ущерба по причине необоснованного иска (в этом случае убытки на финансовые результаты списываются только для целей учета - налогооблагаемая прибыль организации не уменьшается).
Согласно статье 9 Закона о бухгалтерском учете №402 ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны в обязательном порядке оформляться оправдательными документами. Такие документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и осуществляется сплошное документирование операций.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной деятельности, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов (например, по учету выработки), утверждаются учетной политикой организации (пункт 5 ПБУ 1/2008).
Такие документы должны иметь следующие обязательные реквизиты (пункт 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете):
- наименование документа;
- дату составления документа;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности дополняет перечень обязательных реквизитов расшифровкой личных подписей должностных лиц, подписавших документ, а также кодом формы.
Таким образом первичные документы за отчетный год должны быть (по крайней мере выборочно) проверены на соответствие централизованно установленным Госкомстатом России формам, а также на наличие обязательных реквизитов.
Следует отметить, что при отсутствии какого-либо обязательного реквизита, такой первичный документ может быть не принят для рассмотрения налоговыми или иными проверяющими органами с вытекающими отсюда последствиями. В связи с этим при отсутствии обязательных реквизитов, первичный документ должен быть дооформлен или оформлен заново.
Операционные счета предназначены для отражения на них расходов, связанных с осуществлением хозяйственных операций, процессов заготовления, производства и реализации продукции, товаров, работ и услуг.
Операционные счета делятся в зависимости от их построения на три группы: собирательно-распределительные, бюджетно-распределительные и калькуляционные.
Принцип соответствия доходов и расходов и их временной привязки к соответствующему отчетному периоду обеспечивается наличием в счетном плане бюджетно-распределительных счетов. К ним относятся: счет 96 "Резервы предстоящих расходов", 97 "Расходы будущих периодов" и 98 "Доходы будущих периодов".
На счете 97 "Расходы будущих периодов" по дебету отражают расходы, производимые иногда, единовременно и в больших размерах, а затем по кредиту их постепенно списывают (погашают). В результате на этом счете остаток еще несписанных расходов отражается на дебете счета, поэтому он относится к активным счетам.
На счете 96 "Резервы предстоящих расходов" сначала по кредиту отражается создание необходимого резерва для покрытия предстоящих расходов путем их нормативного включения в себестоимость продукции, а затем по дебету отражаются фактически произведенные расходы. В результате на этом счете остаток неиспользованного еще резерва отражается по кредиту счета, поэтому он относится к пассивным счетам. При недостаточности созданного резерва этот счет может превратиться в свою противоположность - счет 97 "Расходы будущих периодов".
Закрытие операционных счетов на конец отчетного периода производится автоматически в программе «1С бухгалтерия 7.7». Данные по закрытию месяца приведены в приложении.
Как известно, перед составлением годового отчета нужно провести реформацию баланса. Она заключается в том, что бухгалтер закрывает счета, где учитывались финансовые результаты года, то есть сводит их сальдо к нулю. Это делается для того, чтобы в новом году фирма могла начать вести учет "с новой страницы", не оглядываясь на старые записи.
Реформация баланса должна быть проведена по состоянию на 31 декабря отчетного года. Этой датой бухгалтер закрывает счета 90 "Продажи", 91 "Прочие доходы и расходы" и 99 "Прибыли и убытки".
Закрытие счета 90 "Продажи"
Счет 90 "Продажи" предназначен для учета доходов и расходов организации по обычным видам деятельности. На предприятии к нему открывает такие субсчета:
- 90-1 "Выручка";
- 90-2 "Себестоимость продаж";
- 90-9 "Прибыль/убыток от продаж".
- 90-3 "Налог на добавленную стоимость";
- 90-6 "Налог с продаж" (в 2003 году).
Сопоставляя обороты по этим субсчетам, в конце каждого месяца бухгалтер определяет финансовый результат деятельности предприятия. Так, если по итогам месяца фирма получила положительную разницу между выручкой, начисленными с выручки налогами и себестоимостью продаж, то бухгалтер делает такую запись:
Дебет 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" Кредит 99 - отражена прибыль за отчетный месяц.
Убыток же бухгалтер списывает проводкой:
ДТ 99 КТ 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" - отражен убыток за отчетный месяц.
В результате на конец каждого месяца сальдо по счету 90 равно нулю. Однако все субсчета счета 90 имеют сальдо, причем их величина увеличивается с января по декабрь. И только в конце года (31 декабря) остатки по этим субсчетам нужно списать на субсчет 90-9 "Прибыль/убыток от продаж".
В учете это будет отражено так:
ДТ 90 субсчет "Выручка" КТ 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" - закрыт субсчет "Выручка";
ДТ 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" КТ 90 субсчет "Себестоимость продаж" - закрыт субсчет "Себестоимость продаж";
ДТ 90 субсчет "Прибыль/убыток от продаж" КТ 90 субсчет "Налог на добавленную стоимость" - закрыт субсчет "Налог на добавленную стоимость" и т.д.
Закрытие счета 91 "Прочие доходы и расходы"
На счете 91 отражают прочие доходы и расходы, не связанные с основной деятельностью предприятия. К ним относятся операционные и внереализационные доходы и расходы. К этому счету открыты такие субсчета:
- 91-1 "Прочие доходы";
- 91-2 "Прочие расходы";
- 91-9 "Сальдо прочих доходов и расходов".
В конце каждого месяца бухгалтер, сопоставляя обороты по субсчетам 91-1 и 91-2, выявляет сальдо по прочим операциям:
Дт 91 субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов" Кт 99 - отражена прибыль за отчетный месяц;
или
Дт 99 Кт 91 субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов" - отражен убыток за отчетный месяц.
Таким образом, на конец каждого месяца счет 91 сальдо не имеет. Однако у его субсчетов есть дебетовые или кредитовые остатки, причем их величина увеличивается с января по декабрь. 31 декабря так же, как и на счете 90, нужно закрыть все субсчета счета 91. Проводки будут такими:
Дт 91 субсчет "Прочие доходы" Кт 91 субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов" - закрыт субсчет "Прочие доходы";
Дт 91 субсчет "Сальдо прочих доходов и расходов" Кт 91 субсчет "Прочие расходы" - закрыт субсчет "Прочие расходы".
Закрытие счета 99 "Прибыли и убытки"
На счет 99 бухгалтер в течение года списывает финансовый результат от обычных видов деятельности, а также от операционных и внереализационных доходов и расходов. Кроме того, на нем учитывают чрезвычайные доходы и расходы. Здесь же отражают задолженность перед бюджетом по налогу на прибыль и штрафы за налоговые правонарушения.
Чтобы узнать, как организация работала в 2008 году, бухгалтер должен сопоставить годовые дебетовые и кредитовые обороты по счету 99.
| 
