В соответствии с Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных(типовых) форм первичной учетной документации. Документы, формы которых не предусмотрены в этих альбомах и утверждаемые организацией, должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа(формы), код формы, дату составления, наименование организации которая составляет документ, содержание хозяйственной операции, измерители операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровка [3, с. 132-133].

При учете основных средств их движение оформляется при помощи стандартных документов, формы которых утверждены Госкомстатом РФ на основании Постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 года № 835.

По учету основных средств ведутся следующие унифицированные формы:

1. Акт(накладная) приемки-передачи основных средств форма № ОС-1.

Данная форма применяется для зачисления в состав основных средств отдельных объектов, поступивших путем приобретения за плату у других организаций, строительства хозяйственным или подрядным способом, получение от других организаций и лиц в безвозмездное пользование, внесение учредителями в счет их вкладов в уставный капитал и др.

При оформлении приемки основных средств акт (накладная) составляется в одном экземпляре на каждый отдельный объект членами приемочной комиссии, назначенной распоряжением(приказом) руководителя организации. Составление общего акта, оформляющего приемку нескольких объектов основных средств, допускается лишь при учете производственного и хозяйственного инвентаря, инструмента, оборудования и т.п., если эти объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты в одном календарном месяце.

Акт (накладная) после его оформления с приложенной технической документацией, относящейся к данному объекту, передается в бухгалтерию организации, подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем.

При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт(накладная) выписывается в двух экземплярах работником структурного подразделения организации-сдатчика.

2. Акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов формы № ОС-3 составляется при приемке - сдачи основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации. В технический паспорт соответствующего объекта основных средств должны быть внесены необходимые изменения в характеристику объекта, связанные с капитальным ремонтом, реконструкцией и модернизацией.

3. Акт на списание основных средств формы № ОС-4 применяется для оформления полного или частичного списания основных средств(кроме автотранспортных средств). Акт составляется в двух экземплярах , подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации.

Затраты по списанию, а также стоимость поступивших материальных ценностей после сноса и разборки зданий, сооружений, демонтажа оборудования и т.п. отражаются в разделе «Справка о затратах, связанных со списанием основных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания».

4. Акт на списание автотранспортных средств формы № ОС-4а оформляется при списании автотранспортных средств. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии, утверждается руководителем. Первый экземпляр, с документами, подтверждающими снятие с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию, а второй – остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.

Затраты по списанию, а также стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки автотранспортных средств, отражаются в разделе «Справка о затратах, связанных со списанием автотранспортных средств и о поступлении материальных ценностей от их списания».

5. Инвентарная карточка учета основных средств формы № ОС-6 применяется для учета всех видов основных средств, а также для группового учета однотипных объектов основных средств, поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце и имеющих одно и тоже производственно-хозяйственное назначение, техническую характеристику и стоимость.

Инвентарная карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект или группу объектов.

Форма № ОС-6 заполняется в одном экземпляре на основании документов на зачисление объекта, его перемещения, дооборудования, реконструкции, модернизации, по капитальному ремонту и списанию.

В разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» записываются только основные качественные и количественные показатели основного объекта, а также относящиеся к нему важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности [6, с. 84-86].

При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели заменяют новой, а старую карточку сохраняют как справочный документ.

Для регистрации инвентарных карточек, открываемых при аналитическом учете основных средств применяется опись инвентарных карточек учета основных средств формы № ОС-7. Движение основных средств по классификационным группам ведется в карточке учета движения основных средств формы № ОС-8. данная форма заполняется на основании данных инвентарных карточек по соответствующим группам основных средств и сверяется с данными синтетического учета.

Учет основных средств в разрезе каждого объекта по материально ответственным лицам ведется в форме № ОС-9 «Инвентарный список основных средств(по месту их нахождения)».

6. Для оформления результатов инвентаризации основных средств применяется форма № ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств», которая составляется в двух экземплярах и подписывается ответственным за сохранность основных средств лицом.

Если при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, то составляется сличительная ведомость формы № ИНВ-18.