Различают следующие виды информации, необходимые для функционирования предприятия: коммерческая, техническая и оперативная.

Коммерческая информация отвечает на вопросы: какую продукцию и в каком количестве необходимо изготовить; по какой цене и кому ее реализовать; какие расходы потребуются для ее производства.

Техническая информация дает исчерпывающую характеристику продукции, описывает технологию ее изготовления, устанавливает, из каких частей и материалов нужно производить каждое изделие, при помощи каких машин, оборудования, инструментов и приемов, в какой последовательности должна вестись работа [4].

На основе оперативной информации выдаются задания персоналу, производится его расстановка по рабочим местам, осуществляются контроль, учет и регулирование хода производственного процесса, а также корректировка управленческих и коммерческих операций. При помощи информации все компоненты действующего предприятия связываются в единый синхронно функционирующий комплекс, нацеленный на производство заданного вида продукции соответствующего количества и качества.

Чтобы правильно сориентировать производство на требования рынка, принять правильное решение с учетом всех факторов и уменьшить степень риска, необходимо располагать обстоятельной, надежной, оперативной и достоверной информацией.

Под информацией в бизнесе следует понимать данные (сведения), обрабатываемые определенным образом для конкретных людей, проблем, целей, ситуаций.

Коммерческая информация представляет собой сведения о сложившейся ситуации на рынке различных товаров и услуг.

Предпринимательская деятельность во всех сферах неразрывно связана с получением и использованием различного рода информации. Причем в современных условиях информация представляет собой особого рода товар, имеющий определенную ценность.

Коммерческая информация позволяет предпринимателям:

- проводить анализ своей деятельности;

- планировать и осуществлять контроль над ее результатами (т.е. за получением прибыли);

- получать преимущество в конкуренции;

- определять (выявлять) отношение покупателей;

- следить за внешней и внутренней средой;

- повышать доверие к фирме;

- координировать стратегию;

- снижать коммерческие риски [6].

Таким образом, информационное обеспечение является одним из важнейших элементов управления предпринимательской деятельностью.

Информационное обеспечение включает получение, передачу, обработку, накопление и реализацию выходной информации.

Источниками коммерческой информации могут служить:

- маркетинговые исследования по конкретным направлениям деятельности;

- внутренние материалы и документы фирмы;

- данные внешней статистики и публикуемые в средствах массовой информации сведения о состоянии рынка.

Информация, используемая в предпринимательской деятельности, весьма разнообразна. В зависимости от оснований классификации различают следующие виды информации:

1. По периоду времени:

- историческая (ретроспективная) - дает представление об условиях и результатах деятельности в предшествующем периоде);

- текущая - дает представление о состоянии дел фирмы в настоящий период;

- прогнозная (вероятная, предположительная) - позволяет оценивать состояние фирмы на последующий период времени;

2. По отношению к этапам принятия решений:

- констатирующая - содержит данные о состоянии объектов управления;

- поясняющая — позволяет сформулировать представление о причинах и факторах, которые вызывают изменения;

- плановая — применяется при разработке и принятии решения;

- информация, используемая при контроле, - содержит сведения, связанные с контролем текущей деятельности фирмы;

3. По степени охвата:

- общая;

- локальная (характеризующая часть объекта);

- по функциональному назначению:

- плановая;

- учетная;

- нормативно-справочная;

- статистическая;

 маркетинговая;

4. По периодичности поступления:

- дискретная - поступает на фирму периодически;

- эпизодическая - поступает единовременно, по мере необходимости;

- непрерывная (мониторинговая) - поступает в соответствии с ритмом работы изучаемого объекта [6].

Различают также промышленную и коммерческую информацию.

К промышленной относится информация о технологии и способе производства, о технических открытиях и изобретениях, ноу- хау, конструкторская документация, программное обеспечение и т.п.

Коммерческая информация содержит сведения о финансово- экономическом положении предприятия (бухгалтерская отчетность), кредитах и банковских операциях, о заключаемых договорах и контрагентах, структуре капиталов и планах инвестиций, стратегических планах маркетинга, анализе конкурентоспособности собственной продукции, клиентах, планах производственного развития, деловой переписке и проч.

Конфиденциальная информация — это документированная информация, т.е. зафиксированная на материальном носителе и с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Законом охраняется государственная, служебная, банковская, военная, коммерческая тайна. Часть коммерческой информации составляет особый блок и может быть отнесена к коммерческой тайне.

Предпринимательская тайна отождествляется с коммерческой тайной.

Коммерческая тайна — это охраняемое законом право предпринимателя на засекречивание сведений, не являющихся государственными секретами о деятельности предприятия, связанные с производством, технологией, управлением, финансами, разглашение которых могло бы нанести ущерб его интересам.

В соответствии с гражданским законодательством РФ коммерческой тайной является информация, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель принимает меры к охране се конфиденциальности.

Следовательно, коммерческая тайна не может быть общеизвестной и общедоступной информацией, открытое ее использование несет угрозу экономической безопасности предпринимательской деятельности, в связи с чем предприниматель осуществляет меры по сохранению ее конфиденциальности и защите от незаконного использования.

Однако не вся информация, которой располагает предприниматель, может быть отнесена к категории коммерческой тайны. Постановлением Правительства РФ от 5 декабря 1991 г. № 35 утвержден перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну. К ним относятся [5]:

- учредительные документы (устав, учредительный договор); документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (регистрационное удостоверение, свидетельство о регистрации, лицензии, сертификаты, патенты);

- сведения по установленным формам отчетности о финансово- хозяйственной деятельности, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему РФ); документы о платежеспособности;

- сведения о численности работающих, их составе, заработной плате, условиях работы, наличии свободных рабочих мест; документы об уплате налогов и обязательных платежей; сведения о соблюдении установленных правил охраны труда; сведения о соблюдении установленных норм охраны окружающей среды;

- сведения о нарушении антимонопольного законодательства; сведения о реализации продукции, причинившей вред здоровью населения;

- сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, акционерных обществах и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Но и эти сведения не предназначаются для открытого доступа всем желающим. Например, сведения о заработной плате работников предприятия, финансовая отчетность могут быть предоставлены только по требованию органов власти, управления, контролирующих и правоохранительных органов, а также других юридических лиц, имеющих на это право в соответствии с действующим законодательством РФ. В то же самое время клиенты фирмы вправе ознакомиться с ее уставом, свидетельством о регистрации, лицензией, сертификатами, патентами.

В плане защиты наиболее важной информации предприниматель должен решить сложную проблему.

С одной стороны, он должен предоставить максимум информации о своей деятельности потребителям, контрагентам, кредиторам и т.п. для того, чтобы они сделали выбор в его пользу. Реклама привлекает покупателей, деловые связи, патенты и лицензии, ноу - хау — контрагентов, финансовое положение — инвесторов. С другой стороны, предприниматель должен оградить названные группы лиц, а также своих конкурентов от информации, утечка или разглашение которой может представлять угрозу его экономической безопасности. В выборе «золотой середины», т.е. определении того оптимального количества информации, которого будет достаточно для внешних пользователей и разглашение которой не будет представлять угроз экономической безопасности, и состоит первый шаг предпринимателя в процессе защиты информации, составляющей коммерческую тайну.

Получить информацию о деятельности фирмы можно законным и незаконным путем.

В первом случае источником информации служат средства массовой информации, рекламные проспекты фирмы, выставок, материалы пресс-конференций. Эта информация специально готовится работниками фирмы для открытого пользования всеми заинтересованными лицами.

Во втором случае информацию, не предназначенную для внешних пользователей, добывают без согласия руководства фирмы, с нарушением действующего законодательства. Полученные таким образом сведения представляют интерес прежде всего для конкурентов данной фирмы, а также для криминальных структур [4].

Небезынтересно, что в мировой практике в течение последних нескольких десятков лет 80-90% информации, интересующей конкурентов, черпается ими из открытых источников — газет, специальных журналов, на выставках и проч. Для этого многие фирмы даже используют специалистов, изучающих всю открытую информацию, «просеивающих» ее и отбирающих нужные сведения.

Вообще существует много способов получения информации. Так, американский журнал «Chemical engineering» опубликовал перечень из 16 источников получения информации:

- сбор информации, содержащейся в средствах массовой информации, включая официальные документы, например, судебные отчеты;

- использование сведений, распространяемых служащими конкурирующих фирм;

- биржевые документы и отчеты консультантов; финансовые отчеты и документы, находящиеся в распоряжении маклеров; выставочные экспонаты и проспекты, брошюры конкурирующих фирм; отчеты коммивояжеров своей фирмы;

- изучение продукции конкурирующих фирм; использование данных, полученных во время бесед со служащими конкурирующих фирм (без нарушения законов);

- замаскированные опросы и «выуживание» информации у служащих конкурирующих фирм на научно-технических конгрессах (конференциях, симпозиумах);

- непосредственное наблюдение, осуществляемое скрытно;

- беседы о найме на работу со служащими конкурирующих фирм (хотя опрашивающий сотрудник вовсе не намерен принимать данного человека в свою фирму);

- так называемые ложные переговоры с фирмой-конкурентом относительно приобретения лицензии;

- наем на работу служащего конкурирующей фирмы для получения требуемой информации;

- подкуп служащего конкурирующей фирмы или лица, занимающегося ее снабжением;

- использование агента для получения информации на основе платежной ведомости фирмы-конкурента;

- подслушивание переговоров, ведущихся в фирмах-конкурентах;

- перехват телеграфных сообщений;

- подслушивание телефонных разговоров;

- кража чертежей, образцов, документации;

- шантаж и вымогательство [6].

В связи с этим необходимо определить, какая информация должна быть отнесена к коммерческой тайне и требует зашиты, каков срок ее «хранения» в качестве тайны и др.