Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции для выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма — это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей [1].

Служебное письмо-запрос:

1) обоснование актуальности запроса;

2) содержание запроса;

3) ожидаемый результат, если просьба будет выполнена.

Сопроводительное письмо:

1) сообщение о высылаемом материале;

2) уточняющие сведения.

Письмо-просьба:

1) изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2) изложение просьбы;

3) ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена, выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству.

Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1) повторение изложения просьбы;

2) обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3) констатация отказа или отклонения предложения.

Служебная переписка. Другая важная часть делового — этикета служебная переписка конечно, каждое деловое письмо должно быть строго индивидуально.

На него накладывают отпечаток прежде всего адресат, конкретная ситуация, личность и должность пишущего. Подход к решению вопроса, каким должно быть деловое письмо, предполагает определенную долю творчества, но тем не менее, существуют и общие правила деловой переписки. Обозначим наиболее существенные моменты этой проблемы.

Переписка это общение в миниатюре, овладение это и труд, порой нелегкий, и искусство. Толковая деловая переписка способствует увеличению оборота фирмы, предприятия, улучшению взаимосвязи различных служб, повышению квалификации, установлению прочных связей с потребителями.

Одно из главных требований к письму: оно должно быть недлинным. Если хотите, чтобы ваше письмо прочли, старайтесь уложиться на полутора страничках машинописного текста, а еще лучше на одной странице. Хорошее письмо, как и выступление, должно быть четким и ясным это второе требование к письму. Старайтесь избегать в деловом письме многосложных, непонятных (иностранных, сугубо специальных) слов и выражении это третье правило написания делового письма это же правило предполагает и составление писем короткими предложениями, в которых четко и ясно сформулированы основные мысли автора. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. В письмах не должно быть лишних прилагательных, наречий, что часто делает стиль излишне «цветистым». Таким слогом чаше всего пользуются в странах Востока [3].

Письмо должно отражать индивидуальность автора, отдела или компании, где он работает. Из письма должно быть ясно, что это за компания, чем она занимается, прочно ли стоит на ногах и т. д. Это еще одно требование к служебному письму.

Вилы деловой корреспонденции.

Специалисты по переписке делят корреспонденцию на шесть видов:

• торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция;

• ответные письма с благодарностью;

• поздравления;

• извинения.

• требования и запросы,

• соболезнования.

Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные.

Служебные записки тоже делятся на виды:

• распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы;

• благодарности и поздравления;

• напоминания, просьбы, проведение мероприятия.

Существует много способов подготовки корреспонденции, но выделим наиболее общие вопросы:

Что нужно потенциальному клиенту? Каковы его основные заботы? Какие сомнения его тревожат? Каковы его финансовые соображения? Были ли у него какие-либо проблемы, которые беспокоят его до сих пор?

Какие у него цели?

И еще один не малозначащий момент: письмо должно строиться по такой схеме внимание интерес просьба действие.

Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

— В связи с отсутствием финансовой помощи...;

— В связи со сложной экономической ситуацией...;

— В порядке проведения совместной работы...,

— В соответствии с Вашим письмом...;

— В соответствии с протоколом...;

— В ответ на Ваше обращение...;

— В подтверждение нашей договоренности...;

— В целях усиления ответственности...;

— На Ваше обращение...

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

— Просим оказать содействие...;

— Просим выслать в наш адрес...;

— Просим принять участие...;

— Прошу принять меры...;

— Прошу принять к сведению...;

— Прошу довести до сведения...;

— Прошу ликвидировать задолженность...

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

— Направляем информацию...;

— Возвращаем справочные материалы...;

— Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;

— Посылаем справочную литературу...

Письма-подтверждения начинаются так:

— Подтверждаем… ,

— С благодарностью подтверждаем....

— Фирма «Крут» подтверждает.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

— Напоминаем, что...,

— Напоминаем Вам, что ...

В письмах-извещениях такие

— Сообщаем, что...;

— Ставим Вас в известность, что

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

— Оплату гарантируем...;

— Качество изделии гарантируем. ,

— Сроки выполнить гарантируем...

Письма-приглашения могут начинания со слов:

— Приглашаем принять участие ,

— Просим направить представителя...

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям

— Ваше предложение отклоняется последующим причинам ...

— Направленный в наш адрес проект плана совместных действийизучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...,

— На Ваше обращение о совместной работе считаем… Заключительны мисловами текста письма могут быть следующие:

— Убедительно просим Вас выделить 10 тыс. руб. на проведение благотворительного марафона

— Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

— Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

— Просим извинить за задержку с ответом.

— Надеемся, что наша просьба будет выполнена.