Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление этого индекса на документе с последующей записью данных о нем в журнале, на регистрационную карточку или в память ПК. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении (в организации, на предприятии) только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Каждое учреждение (организация, предприятие) должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства.

При регистрации документов используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документа.

Индексация документов в делопроизводстве – это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов.

Исключение являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются с начала года в пределах каждого вида документа. Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает [2]:

- 06 - индекс структурного подразделения;

- 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

 На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа на предприятии. Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 – 2003 [1]

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота на предприятиях используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная