В основе группировки и систематизации документов - их классификация. Выделяют следующие классификационные группировки документов по:

- назначению (распорядительные, исполнительные (оправдательные), комбинированные, учетного оформления);

- содержанию ФХД (материальные, денежные, расчетные и др.);

- способу отражения (первичные, сводные);

- порядку использования (разовые, накопительные);

- месту составления (внутренние, внешние);

- способу заполнения (вручную, при помощи средств вычислительной техники).

Возможны и другие группировки документов, определяемые организационной структурой предприятия, отраслевой спецификой производства, режимом работы и др.

Распорядительными являются документы, которые содержат приказ, указание или разрешение' на совершение какого-либо ФХД. Например, приказ о направлении сотрудника в командировку является распорядительным документом о выдаче ему денежных средств под отчет. К этой группе документов можно отнести приказы об учетной политике, о проведении инвентаризации и составе комиссии, предоставлении отпуска, переводе работника на другую работу, доверенность и др.

Оправдательными (исполнительными) документами оформляются уже совершенные ФХД (инвентаризационные описи, различные акты); они служат основанием для отражения таких фактов на счетах бухгалтерского учета.

Большая часть бухгалтерских документов является комбинированными. Они содержат в себе распоряжение и одновременно оформляют уже совершившийся акт (приходные и расходные кассовые ордера; платежные ведомости на отпуск материалов и др.) [3].

Документы учетного оформления составляются для нужд бухгалтерии и отражают процесс формирования какого-либо обобщающего показателя (листки-расшифровки по счетам, расчет отгруженной продукции, различных видов налогов, амортизации и др.).

В состав материальных включают бухгалтерские документы, которыми оформляют ФХД по движению материально-производственных запасов (материалов, топлива, запасных частей, готовой продукции и др.).

Денежные документы (кассовые, банковские) служат основанием для оформления ФХД с наличными (приходные и расходные кассовые ордера) и безналичными денежными средствами организации (чеки, платежные поручения, банковские карты).

Расчетные документы составляют значительную часть всех бухгалтерских документов. Ими оформляют расчетные взаимоотношения организации со своими контрагентами по возникающим обязательствам и их исполнению (счета-фактуры, платежные поручения, различные виды договоров).

Учитывая признак классификации ФХД по их содержанию, возможна группировка документов по разным счетам бухгалтерского учета в соответствии с утвержденным Рабочим планом счетов. Такое деление документов удобно как для самой организации, так и для контролирующих органов, осуществляющих периодически целевые камеральные проверки.

Порядок отражения фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском документе очень важен, так как их содержание является основанием составления учетных регистров. Первичный документ (единичный) является носителем информации об одном ФХД и может быть применим для целей как бухгалтерского, так и налогового учета. Сводный документ представляет собой совокупность (группировку по какому-либо признаку) однородных (однотипных) ФХД за определенный промежуток времени и составляется на основании первичных (единичных) документов. К сводным документам можно отнести любую группировочную ведомость (инвентаризационная, платежная, отгрузки продукции и др.).

Порядок использования документов может быть как разовый, так и накопительный. Разовый документ используется для совершения однократного ФХД, по окончании которого его сразу направляют в бухгалтерию. Для составления и отражения многократно совершаемых за определенный промежуток времени разовых однотипных ФХД (в пределах установленных сроков) применяют накопительные документы. Использование накопительных документов сокращает их количество в обороте организации, ускоряет процесс документального оформления, сокращает трудоемкость ведения бухгалтерского учета.

Классификационный признак по месту составления документов выделяет внутренние документы, составляемые в организации и имеющие юридическую силу только на ее территории. Внешние документы поступают в организацию от других юридических и физических лиц, прочих контрагентов.

Техника оформления (составления) учетных документов зависит от степени оснащенности бухгалтерской службы организации, его производственных и структурных подразделений вычислительной техникой.

Все бухгалтерские документы по признаку соблюдения правил их составления классифицируют на доброкачественные и недоброкачественные.

Доброкачественный документ должен отвечать трем требованиям с позиций правового регулирования:

- формальному требованию;

- требованию законности;

 требованию действительности.

Соблюдение формального требования заключается в том, что каждый бухгалтерский документ должен быть составлен по установленной форме и иметь необходимые реквизиты.

Если полноценный бухгалтерский документ отражает законный по своему содержанию ФХД, то в этом случае соблюдено требование законности.

Требование действительности будет соблюдено в том случае, если содержание бухгалтерского документа действительно отражает совершенный ФХД. Такой документ может быть приобщен к расследуемому делу как вещественное доказательство в случае противоположного действия.

Документы, не отвечающие хотя бы одному из требований, являются недоброкачественными. Их признаки:

- в неправильном оформлении и составлении бухгалтерских документов. Здесь возможно: использование бланков неустановленной формы, незаполнение всех установленных обязательных реквизитов или заполнение лишних, а также ненадлежащих реквизитов;

- в оформлении документов, отражающих незаконные по своему содержанию ФХД. Исследование документов этой группы может установить грубое нарушение правил бухгалтерского учета. Наиболее часто нарушения имеют вид:

- полного или частичного неотражения текущей, финансовой или инвестиционной деятельности средствами учета. Это могут быть неуставные виды деятельности, занижение налогооблагаемой базы, сокрытие дохода, полученного при осуществлении незаконной предпринимательской деятельности, и т.д.;

- отражения вымышленной деятельности хозяйствующего субъекта;

- искажения объектов бухгалтерского учета. Чаще всего эти нарушения могут быть установлены при исследовании документов, отражающих расчетные отношения между контрагентами (расчеты, наличными денежными средствами сверх предельно допустимой величины могут быть отражены как товарообменные ФХД).

Бухгалтерские документы второй группы не могут быть признаны как полноценные даже в тех случаях, когда они правильно оформлены и отражают действительно совершенные ФХД;

- в оформлении документов, не соответствующих по своему содержанию фактически выполненным ФХД. Недоброкачественные документы третьей группы, которые по существу отраженных в них ФХД являются подложными, могут быть классифицированы по двум признакам:

- фальсифицированные документы (материальный подлог);

- документы, содержащие заведомо ложные сведения (интеллектуальный подлог).

К фальсифицированным относятся также документы, в которых имеются подчистки, записи задним числом и другие искажения (например, чек с поддельной печатью, документы с разрешительной надписью, датированной задним числом, и др.). Следовательно, в данном случае фальсификации подвергается сам документ. Это может быть обнаружено только соответствующей криминалистической экспертизой, но не бухгалтерской [5].