Обыденной необходимостью любой организации являются расчеты с подотчетными лицами по оплате расходов в рамках служебных командировок, оплате административно-хозяйственных расходов, осуществлению расчетов с продавцами (поставщиками), а также оплате иных расходов.

Расчеты с подотчетными лицами должны быть организованы с соблюдением Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (Положение о ведении кассовых операций). Также следует учитывать требования других нормативных правовых актов [6].

Положение о ведении кассовых операций применяется с 1 января 2012 г. До указанной даты применению подлежал Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России 22.09.1993 № 40.

Напрямую действующее законодательство не содержит требования о том, что руководителем организации должен быть утвержден перечень (список) должностных лиц, которым денежные средства могут быть выданы под отчет, тем более что в части оплаты командировочных расходов утвердить такой список затруднительно, ведь каждый из сотрудников может удостоиться чести побывать в командировке (исключение составляют те категории сотрудников, которые не могут быть направлены в командировку в силу ограничений, установленных ТК РФ).

На необходимость определения перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет, указано в многочисленных письмах Минфина России и ФНС России (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 «Об уплате налога на доходы физических лиц») [50].

В частности, полученные от покупателей суммы можно выдавать на оплату командировочных расходов, а также на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ и услуг [50].

В случае отсутствия сумм выручки наличные денежные средства для расчетов с подотчетными лицами необходимо получить в учреждении банка, сняв их со своего банковского счета. Каких-либо препятствий для этого действующим законодательством не установлено.

До 2012 г. ограничения на передачу подотчетных сумм от одного работника другому были закреплены в п. 11 Порядка ведения кассовых операций. Данное правило касалось как инициативы в передаче наличных денег от одного работника другому, так и указаний администрации о передаче денежных средств другому сотруднику.

Таким образом, для того чтобы переданные одному подотчетному лицу денежные средства отразить в подотчете за другим сотрудником, необходимо было, чтобы первый из них сдал наличность в кассу (на счет), а второй получил денежные средства под отчет.

В новом Положении о ведении кассовых операций такие ограничения не содержатся.

Основной информационной системой организации выступает система бухгалтерского учета, которая предназначена для формирования внутренних отчетов: для целей периодического планирования, контроля и оценки; при принятии решений в нестандартных ситуациях и выборе политики предприятия.

Афанасьева К.О. дает следующие определение «Бухгалтерский учет - это идентификация, измерение, сбор, систематизация, анализ, разложение, интерпретация и передача информации, необходимой для управления каким-либо объектом» [24].

По мнению Вавилова С.К.  к принципам бухгалтерского учета относятся [25].

1) Оперативность представления информации - предполагает ослабление требований к полноте информации в пользу ее оперативности.

2) Конфиденциальность представляемой информации - предполагает обособленное системы.

3) Полезность представляемой информации - предполагает применение тех методик планирования, учета и анализа, которые обеспечивают получение полезной информации, в связи с чем их выбор зависит от решаемых управленческих задач.

4) Гибкость системы - означает приспособленность системы бухгалтерского учета к индивидуальным особенностям организации, совершенствование ее по мере изменений, происходящих в предпринимательской деятельности организации.

5) Принцип своевременности представления информации - в ряде случаев принцип полноты и документальной обоснованности хозяйственных операций может игнорироваться ради обеспечения своевременности предоставления информации.

Не все организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо удобней и быстрее оплатить покупку наличными, например, канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для служебного автомобиля и другое. Для этого деньги из кассы выдаются сотрудникам (подотчетным лицам) под авансовый отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают в бухгалтерию авансовый отчет. Если при покупке израсходованы не все деньги, то остатки сотрудник должен вернуть в кассу. Если же сотрудник добавил к выданным свои деньги, то сумму переплаты организация должна ему компенсировать.

По мнению Проскурина С.П. «Подотчетное лицо - должностное лицо, обязанное представить документально обоснованный отчет об использовании денежных средств или материальных ценностей, выданных ему для выполнения определенной работы (задания)» [36].

Пинчукова К.В. дает, следующее определение: «Аванс подотчетным лицам - денежные средства, выдаваемые подотчетным лицам в счет предстоящих расходов и платежей. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий» [34].

По Воробей С.С.: «Командировка - это выезд работника за пределы предприятия в другую местность по решению органа управления с целью выполнения определенного задания, поручения, работы и т.д. Деятельность постоянно разъездного характера командировкой не считается. Срок командировки определяется руководителем организации и учитывает требования действующего законодательства» [27]. Перечень подотчетных лиц и правила расчетов с ними можно включить в учетную политику, определяющую правила бухгалтерского учета. Только включенные в перечень лица могут получать деньги под отчет.

Он утверждается приказом руководителя предприятия. Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью. Они предусмотрены Порядком ведения кассовых операций в РФ.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию. Если же понадобилось выдать деньги под отчет сотруднику, которого нет в списке, то составляется отдельный приказ, где нужно указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет и т.д.

По мнению Курченко В.Ю. сотрудник может получить деньги под отчет из кассы предприятия только на определенные цели. Цели, на которые можно расходовать наличные деньги из выручки под отчет согласовываются с учреждением банка, где открыт расчетный счет организации. Разрешено расходовать: на командировочные, на хозяйственные нужды, ГСМ, закуп сельхозпродукции [31].

Во-первых, предприятие выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель предприятия должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени своего предприятия с другими организациями и предприятиями.

Даже если сотрудник не отчитался в срок по подотчетным деньгам, удерживать налог на доходы с физических лиц не нужно. Деньги, выданные под отчет, все равно принадлежат организации, которая их выдала. Доходом работника они не являются и НДФЛ не облагаются.

Пинчукова К.В. указывает на то, что если подотчетник истратил ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо задолженности будет нулевым и долг не образуется [34].

Если же часть денег осталась неизрасходованной, то работник должен вернуть остаток в кассу предприятия. Бухгалтер составляет приходный кассовый ордер. Если у работника выданных денег не хватило, и он еще потратил свои, то возможны следующие варианты:

- руководитель предприятия признал, что перерасход оправдан, работнику должны возместить разницу;

- руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

При расчетах с подотчетными лицами очень часто возникают множество различных противоречий в отнесении расходов подотчетных лиц на ту или иную статью расходов.

У бухгалтеров постоянно возникают вопросы об отнесении или не отнесении некоторых расходов по командировке на себестоимость.

Учитывая недостаточность российской экономической базы по этому вопросу можно порекомендовать относить затраты на командированного сотрудника на телефонные переговоры за счет суточных во избежание штрафных санкций налоговых органов [32].

Командировочное удостоверение можно не выписывать, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

Дело в том, что получение от этих граждан-предпринимателей кассовых и товарных чеков, квитанций к приходным кассовым ордерам и иных документов, оформленных так же, как и при покупках у юридических лиц, и нередко даже заверенных печатью предпринимателя, по действующему НК РФ гл.23 «О налоге на доходы физических лиц» [1] не освобождает организацию-покупателя от обязанности известить налоговую инспекцию о суммах дохода, полученных гражданами-предпринимателями от этой организации.

Организация-покупатель должна представить сведения по форме Инструкции Госналогслужбы РФ.

Эти сведения включают в себя адрес постоянного местожительства гражданина-предпринимателя, его паспортные данные и иные данные, которые при покупках за наличный расчет, особенно в розничной торговле, далеко не всегда представляется возможным получить. В лучшем случае на печати гражданина-предпринимателя указаны населенный пункт, в котором он зарегистрирован в этом качестве, и номер его регистрационного свидетельства.

Поэтому сотрудник организации, производящий закупки за наличный расчет, должен быть проинформирован о требованиях, предъявляемых налоговым законодательством, и при невозможности получить достоверные данные о гражданине-предпринимателе, продающем товары (работы, услуги), в том числе в розничной торговле с применением контрольно-кассовых аппаратов, - отказаться от покупок для нужд организации именно у этого продавца.

Нередко встречается следующая ситуация: сотрудник предприятия приобрел, например, авиабилет для поездки в командировку, которая впоследствии была отменена и сотрудник получил от авиакомпании за сданный билет сумму меньшую, чем та, которая была уплачена при приобретении билета. За счет каких источников может быть компенсирована указанная разница? [43]

Руководитель предприятия может принять решение о компенсации работнику понесенных расходов, учитывая, что они связаны с исполнением трудовых обязанностей. Однако данная компенсация не относится к командировочным расходам (так как командировка фактически не состоялась) и к другим видам компенсаций, предусмотренных действующим законодательством, следовательно, она должна возмещаться за счет прибыли, остающейся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Выплаченная компенсация должна быть включена в совокупный годовой доход работника, облагаемый налогом на доходы [39].

Практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71. Поэтому бухгалтеру необходимо свести к минимуму количество возможных ошибок при организации учета по данному счету.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» затрагивает очень большое количество хозяйственных операций и рассчитывать на то, что данный участок бухгалтерского учета уйдет из – под контроля налоговиков, не нужно. Расчеты через подотчетных лиц, объективно существующие в каждой организации, будут проводиться и в дальнейшем, ведь с их использованием значительно упрощается процесс расчетов и повышается их оперативность.

Как показывает практика, наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией учета по счету 71, следующие:

- отсутствие документов, устанавливающих порядок выдачи и возврата подотчетных сумм;

- списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов;

- несоблюдение предельного размера расчетов наличными средствами между юридическими лицами;

- отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

- и др.

Отсутствие в организациях документов, устанавливающих порядок выдачи и порядок списания подотчетных сумм, поясняет Курченко В.Ю. [31], является одной из наиболее часто встречающихся ошибок. Существование таких документов является обязательным для любой коммерческой организации. Такое требование исходит из положений Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40.

Для определения лимита денежных средств существует специальный расчет, который зависит от многих факторов: от вида хозяйственной деятельности субъекта, от размера ежедневной налично – денежной выручки, поступающей в кассу организации, от количества рабочих дней. Данный документ устанавливает максимальное количество денежных средств, которое может находиться в кассе организации на конец рабочего дня.

Если при проверке кассовой дисциплины (данную проверку, как правило, проводят обслуживающие банки, налоговые органы) будет обнаружен факт превышения лимита остатка кассы, организация неминуемо попадет под штрафные санкции.

Швецкая В.М поясняет, что если лимит остатка денежных средств, устанавливаемый на каждый календарный год, отсутствует, вся оставшаяся в кассе наличность считается сверхнормативной [44].

Данный документ не только устанавливает лимит остатка, но и дает перечень расходов, на которые организация имеет право использовать налично – денежную выручку. Как правило, это командировочные расходы, закупка ГСМ, хозяйственные нужды.

Здесь следует заметить, что на сегодняшний день ни Налоговый Кодекс, ни Кодекс об административных правонарушениях не предусматривают для организаций за нарушения требования Положения никакой ответственности. А вот штраф за превышение лимита достаточно высок.

Поэтому отмечает Славинская О.А.[35], чтобы не попасть под штрафные санкции по этому основанию, организация иногда просто вынуждена нарушать требования Порядка о целевом использовании денежных средств, выдавая их в подотчет своим сотрудникам на определенные цели.

Поступив, таким образом, организация имеет возможность на следующий день оформить возврат подотчетных сумм в кассу от подотчетных лиц и внести деньги в банк. Такая операция поможет избежать штрафных санкций за превышение лимита кассы.

Таким образом, даже краткий обзор нормативных актов и специальной литературы говорит о том, что от правильной организации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами будет зависеть не только формирование полной себестоимости продукции, но и эффективность работы предприятия в целом, что очень важно в новых условиях хозяйствования.